Tehtävänkuvaukset

Teemme yhdistyksen toimintaa näkyväksi julkaisemalla talkootyöntekijöiden tehtävänkuvauksia. Tehtävänkuvauksen perusteella voi arvioida, haluaisiko tulla mukaan toimintaan tekemään vapaaehtoistyötä. 

 

KAHVION PITÄJÄ

Kahvion pitäjä on tärkeä osa yhdistyksen varainkeruuta tehdessään vapaaehtoista myyntityötä yhdistykselle. Hän voi työskennellä parin kanssa kesäperjantaisin Myllykosken torilla torikahviossa tai hiihtokaudella Ulkoilumajan kahviossa. Lisäksi hän voi olla mukana kahviossa erilaisissa tapahtumissa eri vuodenaikoina.

Kahvion pitäjän tehtäviin kuuluu:

  • Kahviossa tehdään töitä parin kanssa. Näin varmistetaan, että työ ei ole liian kuormittavaa ja asiakkaita palvellaan joustavasti.

  • Työtehtävät vaihtelevat riippuen, ollaanko torikahviossa vai Ulkoilumajalla.

  • Kahvion pitäjän tulee olla selvillä myytävien tuotteiden sisällöstä ja osata kertoa ne asiakkaalle.

  • Kahvioissa noudatetaan koronapandemian aikana erityistä hygieniaa, josta on erilliset ohjeet. Hygieniapassi on eduksi kahvion pitämisessä.

Torikahviossa:

  • kahvin ja teen keittäminen kotona yhdistyksen termoskannuihin, kuljetus torille.

  • Juomavesiastian täyttäminen kotona, kuljetus torille.

  • Kuiva-aineiden (sokeri, tee, myytävät karkit, pahviset astiat, jätesäkit), kassalippaan ja maidon vienti kahvioon. Tavarat saa edelliseltä kahvion pitäjältä.

  • Ennalta sovittujen leivonnaisten leipominen torille. Usein leipojana on joku muu kuin kahvion pitäjä. Leipoja toimittaa leivonnaiset kahvioon ennen aukeamista.

  • Kahvion valmistelu torilla ennen aukeamista (kalusteet tuodaan torille valmiiksi).

  • Myyntityö sekä kahviosta ja sen hygieniasta huolehtiminen aukioloaikana.

  • Kahvion sulkeminen ja purkaminen, kassan laskenta ja tilitys.

  • Tavaroiden kuljetus kotiin, tarvikkeiden ja kassan siirtäminen seuraavalle pitäjälle.

  • Astioiden pesu kotona.

Ulkoilumajalla:

  • Kahvin, teen ja mehun keittäminen

  • Leivonnaisten ja muiden myytävien tuotteiden asettaminen esille. Usein leipojana on joku muu kuin kahvion pitäjä. Leipoja toimittaa leivonnaiset kahvioon ennen aukeamista.

  • Ulkowc:n oven avaaminen, wc:n siisteyden ja paperin tarkistus.

  • Myyntityö sekä kahviosta ja sen hygieniasta huolehtiminen aukioloaikana.

  • Kahvion sulkeutuessa kassan laskenta ja tilitys.

  • Tiskaaminen ja yleissiivous (suurimmat liat pois lattioilta).

Kahvion pitäjän tehtäviin kuluu aikaa:

Torikahviossa:

  • 2-3 h ennen kahvion pitämistä, ilman leivontaa. Kaikki aika ei mene kahvioaamuna, vaan edeltävinä päivinä

  • 3 h kahvion aikana (kahvio on avoinna kello 8-11)

  • 2 h kahvion jälkeen

Ulkoilumajalla

  • 1 h ennen kahvion avaamista, ilman leivontaa

  • 5 h aukioloaikana (kahvio on yleensä auki kello 10-15)

  • 0,5-1 h sulkemisen jälkeen

 

LEIPOJA

Leipoja avustaa yhdistyksen varainkeruuta tekemällä leivonnaisia myyntiin yhdistyksen kahvioon tai tapahtumiin. Hän tekee arvokasta vapaaehtoistyötä yhdistyksen hyväksi. 

Leipojan tehtäviin kuuluu:

  • Suolaisen tai makean leivonnaisen tekeminen torikahvioon kesällä tai Ulkoilumajalle hiihtokaudella tai tapahtumissa. 

  • Leivonnaisen laatu ja määrä sovitaan etukäteen naistoimikunnan kanssa.

  • Leivonnaisten toimittaminen sovittuun paikkaan sovittuna aikana. 

  • Raaka-aineiden kirjaaminen ylös, jotta kahvion pitäjä osaa kertoa ne asiakkaille.

  • Leipoja noudattaa hyvää hygieniaa leivonnassa, tuotteiden pakkaamisessa ja kuljetuksessa. 

  • Leipoja saa yhdistykseltä korvauksen raaka-aineista kuittia vastaan. 

Leipojan tehtäviin kuluu aikaa:

  • riippuen leivottavasta määrästä ja kuljetusmatkasta, 2-4 tuntia/kerta

 

SIHTEERI

Yhdistyksen sihteeri toimii tiiviissä yhteistyössä puheenjohtajan, hallituksen ja toimikuntien kanssa.

Sihteerin tehtäviin kuuluu:

  • kokousasiakirjojen valmistelu ennen kokouksia. Hallitus kokoontuu 4-8 kertaa vuodessa. Sääntömääräisiä yleisiä kokouksia on kaksi, keväällä ja syksyllä.

  • pöytäkirjojen teko kokouksissa

  • Vuosikokouksen pöytäkirjojen allekirjoitusten hankinta

  • Toimintasuunnitelman kokoaminen lokakuussa toimikuntien ja hallituksen toimittamasta aineistosta

  • Toimintakertomuksen kokoaminen helmikuussa pöytäkirjojen, talkookirjanpidon, toimikuntien muistioiden ja muun aineiston pohjalta

  • Suomen ladun toimintakyselyn täyttäminen tammikuussa yhdessä puheenjohtajan kanssa

  • Kouvolan kaupungin toiminta-avustuksen hakeminen 31.3. mennessä

  • Muiden avustushakemusten valmistelu

  • Muut hallituksen kanssa sovitut tehtävät

Sihteerin tehtäviin kuluu aikaa:

  • ennen kokouksia 1-2 h

  • kokousten aikana ja jälkeen 2-2,5 h

  • toimintasuunnitelman tekoon 8-12 h, riippuen etsittävän tiedon määrästä

  • toimintakertomuksen tekoon 8-12 h, riippuen etsittävän tiedon määrästä

  • avustushakemukset ja toimintakyselyt: 1-4 h/kysely tai hakemus

 

TIEDOTTAJA

Yhdistyksen tiedottaja toimii tiiviissä yhteistyössä puheenjohtajan, sihteerin, muun hallituksen ja toimikuntien kanssa.

Tiedottajan tehtäviin kuuluu:

  • Jäsentiedotteen teko toimintasuunnitelman ja hallituksen ja toimikuntien suunnitelmien mukaan kaksi kertaa vuodessa. Jäsentiedote ilmestyy tammikuussa ja toukokuussa.

  • Jäsentiedotteen nouto painosta, osoitetarrojen kiinnitys ja postittaminen ja/tai jakaminen/antaminen jaettavaksi muille vapaaehtoisille

  • Kotisivujen ylläpito ja ajan tasalla pitäminen

  • Facebook-sivun ylläpito yhdessä muiden sivun ylläpitäjien kanssa, Messenger-viesteihin vastaaminen

  • Ilmoitusten toimittaminen lehtien seuratoimintapalstalle sekä tapahtumakalentereihin (Kouvolan Sanomat, Kouvolan kaupunki/KymenlaaksoNyt-sivun kautta, Suomen Latu)

  • Tiedottaminen Ulkoilumajan ilmoitustaululla

  • Tiedotteiden kirjoittaminen yhdistyksen toiminnasta ja tapahtumista, tiedotteiden lähettäminen tiedotusvälineille (lehdistö, Kymenlaakson radio)

  • Muut hallituksen kanssa sovitut tehtävät

Tiedottajan tehtäviin kuluu aikaa:

  • Jäsentiedotteen teko 8-14 h/tiedote

  • Jäsentiedotteen nouto ja osoitetarrojen laitto 4 h

  • Jäsentiedotteen postitus ja jako riippuu siitä, jakaako tiedottaja itse tiedotteita

  • Kotisivujen ylläpito 4 h/kk

  • Facebook-sivun ja Messengerin ylläpito riippuu aktiivisuudesta, vähintään 2 h/kk

  • Ilmoittaminen lehdissä ja tapahtumakalentereissa 1 h/kk

  • Tiedotteiden teko riippuu aktiivisuudesta, arviolta 3 h/vuosi